La gestion du temps ne se résume pas à l'exécution de tâches. C’est l'art de gérer cette ressource limitée qu'est le temps, de manière à augmenter à la fois votre productivité et votre satisfaction personnelle. La science démontre qu'une gestion structurée n'est pas seulement efficace, mais réduit également le stress et améliore l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Mais quelle est la bonne méthode ? L’approche la plus efficace est propre à chacun : les préférences individuelles, le mode de fonctionnement au travail et même le biorythme jouent un rôle. Nous vous présentons cinq méthodes et la manière de les combiner.
Objectifs - que voulez-vous atteindre ?
Avant de trouver la bonne méthode de planification, vous devez réfléchir aux objectifs que vous souhaitez atteindre. La question principale devrait être : quels sont mes objectifs à long terme ou à court terme ?
Objectifs à long terme
Les objectifs peuvent être considérés à différents niveaux :
- Professionnels : développement de carrière, projets, objectifs financiers, etc.
- Personnel : santé, relations, loisirs, développement personnel.
Posez-vous la question suivante :
- Qu'est-ce qui est important pour moi ?
- Quels sont les objectifs qui me motivent vraiment ?
Un objectif clair vous permet de vous orienter et de définir quelles sont vos priorités.
Objectifs à court terme
Vos objectifs pourraient également se porter sur des optimisations concrètes de votre travail :
- Travailler plus efficacement en regroupant vos tâches.
- Autodiscipline et gestion des distractions
- Réduction du stress et préservation des ressources personnelles
Vous avez peut-être d'autres objectifs que vous souhaitez atteindre à court, moyen ou long terme. Notez-les dans un carnet !
Utilisez également la méthode SMART pour développer et fixer vos objectifs : Comment atteindre mon objectif professionnel ? | Employés Suisse
Méthode 1 : principe de Pareto - moins, c'est plus
Maintenant que vous avez noté vos objectifs, vous pouvez choisir le principe de Pareto pour structurer davantage les activités afin d'atteindre vos objectifs.
La philosophie de base du principe de Pareto est que 20 % du temps et de l'énergie correctement utilisés peuvent produire 80 % du résultat. Cette méthode est le fruit des recherches de l'économiste et sociologue italien Vilfredo Pareto (1848-1923).
Le principe de Pareto ne signifie pas que vous devez ignorer 80 % du travail, mais que vous devez concentrer votre énergie sur les 20 % vraiment importants, ceux qui produisent le plus de bénéfices. Pour cela, faites ce qui suit :
- Notez toutes les tâches, projets ou activités qui sont en cours.
- Réfléchissez à celles qui ont le plus de valeur pour votre objectif.
- Donnez la priorité aux 20 % qui ont le plus d'impact.
- Les tâches moins importantes (les 80%) peuvent être simplifiées ou peut-être déléguées.
Ce principe est un bon exercice pour apprendre que tout n'a pas la même importance et que vous pouvez reprendre le contrôle de votre temps en définissant les bonnes priorités.
Le cerveau traite les informations selon le principe des ressources limitées : les personnes qui réussissent utilisent ces ressources de manière efficace en ciblant leur attention sur des activités hautement prioritaires (cf. Attention and Effort de D. Kahneman , 1973).
Liens supplémentaires sur le principe de Pareto :
Vidéo explicative
Lexique : les principes de la Loi de Pareto 20/80 en gestion de projet | Humanperf
Méthode 2 : Analyse ABC des tâches
Après avoir utilisé l'analyse de Pareto, vous pouvez examiner plus en détail les activités, projets et tâches définis et les classer par ordre de pertinence et de nécessité :
Elles sont très importantes et ont le plus d'impact. Ces tâches doivent être classées dans les 20% de l'analyse Pareto. Les tâches peuvent être exécutées de manière autonome, soit seules, soit en équipe, ne peuvent pas être déléguées et ont une importance décisive pour le bon exercice de la fonction concernée.
Importantes, mais moins urgentes. Prévoyez de les inclure dans votre planning. Elles peuvent également être (partiellement) déléguées.
Moins importantes, souvent routinières. Ce sont les tâches qui ont le moins de valeur pour l'accomplissement d'une fonction, mais qui représentent la plus grande part de la quantité de travail (travail de routine, lecture, appels téléphoniques, classement, correspondance et autres tâches administratives). Traitez-les en dernier.
Concrètement, ça veut dire quoi ?
Les experts en gestion du temps comme Seiwert indiquent qu'il faut organiser la répartition dans la journée selon le principe suivant : une ou deux tâches A qui rempliront trois heures de votre temps, deux ou trois tâches B qui vous prendront environ une heure et des tâches de niveau C pour une durée jusqu’à trois quarts d'heure (cf. Seiwert Lothar (2014), 1x1 de la gestion du temps).
Liens supplémentaires sur l'analyse ABC :
Vidéo explicative :
Analyse ABC : exemple avec explication et contexte
Manuel d'organisation - Analyse ABC
Méthode 3 : principe d'Eisenhower
Une autre méthode pour prioriser les tâches est le principe d'Eisenhower, du nom de l'ancien président américain Dwight D. Eisenhower (1890 - 1969).
Le principe d'Eisenhower et l'analyse ABC sont tous deux des méthodes de priorisation des tâches, mais ils diffèrent dans leur approche et leur objectif. Alors que la méthode Eisenhower se concentre sur le tri des tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, l'analyse ABC s'intéresse plutôt à la pertinence de la tâche pour atteindre les objectifs.
Dans la méthode Eisenhower, les tâches sont classées selon plusieurs champs :
- Important et urgent : à faire immédiatement.
- Important mais pas urgent : Ordonnancer.
- Urgent mais pas important : Déléguer.
- Ni important ni urgent : éliminer.
Cette méthode est particulièrement adaptée à la prise de décisions opérationnelles et à la structuration de la journée. Elle aide à gérer la pression du temps lors de la prise de décisions.
Liens complémentaires sur le principe d'Eisenhower
https://www.coorpacademy.com/blog/learning-innovation/la-gestion-du-temps-avec-la-matrice-eisenhower/
Méthode 4 : ALPEN pour l’organisation quotidienne
Utilisez maintenant les résultats de votre analyse (objectifs et tâches) pour structurer votre planning quotidien avec la méthode ALPEN.
ALPEN n'a rien à voir avec nos belles montagnes, mais représente un acronyme allemand pour : noter les tâches, estimer leur longueur, prévoir des temps de repos, prendre des décisions, effectuer un suivi (Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle machen).
La procédure est la suivante :
A - Noter les tâches
- Notez toutes les tâches de la journée, en les classant par ordre de priorité selon le principe de Pareto.
- Commencez par les 20 % les plus importants et ajoutez les tâches moins importantes (les 80 % restants).
L - Estimer la longueur des tâches
- Évaluer de manière réaliste le temps dont vous aurez besoin pour les tâches à 20 %.
- Prévoyez moins de temps pour les tâches routinières ou peu prioritaires.
P - Prévoir des périodes blanches
- Chaque jour, environ 40% de votre agenda devrait rester vide
- Utilisez ce temps pour compenser les tâches imprévues et urgentes ou les pauses.
Les imprévus, les distractions, les dévoreurs de temps et les besoins personnels nécessitent de laisser suffisamment d'espace dans la planification, pour éviter la frustration.
E - Prendre des décisions
- Focalisez-vous d'abord sur les tâches qui sont ressorties comme les plus importantes de l'analyse de Pareto.
- Utilisez la matrice d'Eisenhower ou l'analyse ABC pour clarifier l'urgence et l'importance.
- Ce qui ne peut toujours pas être élaboré doit être reporté, supprimé, annulé ou effectué durant vos heures supplémentaires.
N - Contrôle a posteriori
- A la fin de la journée, réfléchissez : avez-vous accompli le 20% de tâches ?
- Si ce n'est pas le cas, analysez ce qui vous a gêné et planifiez en conséquence pour le jour suivant. Les tâches qui sont sans cesse repoussées doivent être soit effectuées rapidement, soit supprimées, car la chose s'est faite d'elle-même.
Liens complémentaires sur la méthode ALPEN
Vidéo explicative
https://www.workshoppratique.ch/blogue/detail/article/methode-alpen-planifier-efficacement-votre-journee/
Méthode 5 : Hibou ou alouette ?
Maintenant que les objectifs ont été établis, que les tâches ont été priorisées et triées et que la journée a été planifiée, il est intéressant de réfléchir à sa propre manière de fonctionner. Suis-je du soir ou du matin ? Quand est-ce qu'une tâche particulièrement difficile me convient le mieux ? Les noms de hibou et d'alouette font symboliquement référence à des chronotypes, c'est-à-dire à des préférences différentes dans le rythme nocturne et diurne d'une personne.
Les hiboux, ou types du soir, sont des personnes qui se couchent tard et atteignent leur efficacité maximale le soir, tandis que les alouettes, ou types du matin, sont des personnes qui se lèvent tôt et qui sont particulièrement actives et productives le matin.
Connaître votre chronotype peut vous aider à mieux organiser votre journée et donc à augmenter votre productivité. Il est donc judicieux de programmer les tâches importantes aux moments où l'on se sent le plus éveillé et le plus productif.
Malheureusement, les contraintes horaires de la vie en société peuvent aussi aller à l'encontre de votre propre rythme. Les personnes actives doivent bien sûr évaluer ce qu'elles peuvent adapter et ce qu'elles ne peuvent pas. Il s'agit toujours de trouver un équilibre entre les attentes de l'extérieur et le fait de prendre soin de soi-même (self-care).
Liens complémentaires sur les hiboux et les alouettes :
Profils de dormeur : chouette, loup et alouette - Helsana
Conclusion
Nous espérons que les méthodes sélectionnées vous aideront à améliorer votre gestion du temps. Rappelez-vous, c'est une clé pour réduire votre stress et créer plus d'espace libre. Cela demande un peu de pratique et de patience, mais les résultats en valent la peine.
Avec le début de la nouvelle année, c'est le moment idéal pour réfléchir à vos habitudes et donner un nouvel élan à votre organisation personnelle.
